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"Avec Clay, nous avons repensé notre approche de l’outbound. Nous sommes plus agiles, plus rapides et plus précis, tout en générant un niveau d’engagement bien supérieur."
Rootly, la plateforme de gestion des incidents adoptée par des entreprises telles que Dropbox, Figma, LinkedIn ou encore notre équipe chez Clay, s’est heurtée à un défi classique des startups YC ciblant les grands comptes : comment intensifier l’outbound efficacement sans mobiliser les ressources des poids lourds du secteur.
Signalement et gestion des incidents
San Francisco
Les approches traditionnelles, comme le recrutement de grandes équipes BDR, étaient coûteuses et difficiles à soutenir dans le temps. La recherche et la prospection manuelles freinaient l’exécution, au détriment de la personnalisation et du ciblage.
Plutôt que de suivre la voie conventionnelle et de renforcer ses troupes, Rootly a fait un pari audacieux en plaçant Clay au cœur de sa stratégie. L’enrichissement de données et les workflows sur mesure de Clay lui ont permis de créer un nouveau rôle : l’AI Demand Generation Engineer, conçu pour gérer l’ensemble des opérations, du ciblage à la prise de contact. Ainsi, la force de vente de Rootly a pu se concentrer sur l’essentiel, à savoir nouer des liens avec les prospects.
Grâce à Clay, la stratégie outbound de Rootly a obtenu des résultats habituellement réservés aux plus grandes équipes. Cette démarche peut servir de modèle aux startups et PME pour mener des actions commerciales efficaces sans devoir monter une équipe BDR dédiée.
"Clay nous a permis de passer à la vitesse supérieure sur l’outbound, au-delà de toutes nos espérances. Le niveau d’automatisation et de personnalisation atteint est sans égal. Nous pouvons désormais interagir avec nos prospects de manière plus intelligente et performante", a déclaré JJ Tang, cofondateur et PDG de Rootly.
Ce qu’il faut retenir
- Identification automatisée des signaux d’incident pour intervenir en quelques minutes
- Consolidation du stack technologique et réduction des coûts en remplaçant plusieurs outils (Apollo, UserGems, 6sense) par un workflow unique sur Clay
- Création d’un poste d’AI Demand Gen Engineer pour automatiser la recherche et l’enrichissement manuels
- Envoi quotidien de plus de 50 e-mails hautement personnalisés et automatisés, avec un taux d’engagement supérieur à la clé
Développer l’outbound efficacement
En tant que startup en pleine croissance, Rootly devait bâtir une stratégie outbound efficace tout en maîtrisant ses coûts. Les équipes BDR traditionnelles, bien que performantes, présentaient plusieurs limites :
- Coûts élevés : la gestion d’une équipe de 15 BDR et de multiples outils pesait lourdement sur le budget
- Ciblage inefficace : les BDR démarchaient souvent des comptes éloignés de leur ICP, ce qui représentait une perte de temps et d’énergie
- Volume limité : les processus manuels restreignaient la prospection à quelques e-mails personnalisés par BDR par jour
- Qualité inégale : même les meilleurs BDR avaient du mal à rester pertinents dans leurs messages
- Gestion complexe des outils : l’équipe jonglait entre plusieurs plateformes (Apollo, UserGems, 6sense, etc.), ce qui nuisait à l’efficacité opérationnelle
"Le modèle BDR traditionnel a ses atouts, mais il consomme beaucoup de ressources et atteint vite ses limites. Même avec une équipe dédiée, identifier les bons comptes, personnaliser la prospection et maintenir un niveau de qualité élevé demande beaucoup de travail et de coordination entre plusieurs outils."
La solution : créer un moteur de vente plus intelligent avec l’AI Demand Generation Engineer
Pour relever ces défis, Rootly a déployé une nouvelle stratégie outbound centrée sur Clay et sur un rôle inédit. L’entreprise a imaginé le profil d’une personne hautement qualifiée, un GTM Engineer, capable d’atteindre le volume, la précision et la qualité de recherche d’une équipe SDR entière.
Pour ce rôle, Rootly a fait appel à un collaborateur au parcours unique, à la fois expert en marketing traditionnel et en développement d’IA. Ayant constaté par lui-même les limites de la prospection manuelle, il avait commencé à développer des agents d’automatisation de base pour les tâches commerciales. Grâce aux fonctionnalités d’automatisation et à la communauté de Clay, il a pu se concentrer sur la création de workflows avancés plutôt que sur la gestion de l’infrastructure technique. La personne toute trouvée pour concrétiser la vision de Rootly : un processus commercial plus automatisé et plus intelligent.
"J’étais marketeur avant de rejoindre Rootly, mais nous développons aujourd’hui ce moteur autonome de génération de demande", explique-t-il. "Clay est au cœur de notre architecture et nous permet de transformer en profondeur nos opérations commerciales."
Pour déterminer les données à collecter et à exploiter via Clay, le GTM Engineer de Rootly a élaboré une base de connaissances exhaustive à travers plusieurs étapes :
- Analyse des appels commerciaux et des échanges avec les clients
- Étude des campagnes d’e-mails performantes et des échecs
- Création d’une base de données Airtable regroupant les points de friction, les rôles cibles et les messages clés
- Développement de GPT sur mesure pour analyser les leviers émotionnels des échanges gagnants
En s’appuyant sur Clay pour automatiser la recherche, l’enrichissement, le scoring et la prise de contact, Rootly a remplacé les tâches répétitives et manuelles qui occupaient généralement plusieurs BDR. Cette approche lean a permis de simplifier la prospection outbound et d’atteindre la productivité d’une grande équipe commerciale avec un minimum de ressources.
"Le rôle de GTM Engineer axé sur l’IA a redéfini notre vision de l’outbound. En combinant l’automatisation et l’enrichissement de données grâce à Clay, nous avons bâti un système plus rapide, plus intelligent et plus efficace que jamais", a déclaré Tang.
Automatiser la recherche d’entreprises et le scoring des leads
Avant Clay, l’identification manuelle des entreprises et des rôles correspondant à l’ICP demandait beaucoup d’efforts, avec pour résultat un ciblage souvent imprécis.
Grâce à Claygent, l’agent de recherche IA de Clay, Rootly a automatisé la recherche et le scoring de leads. En croisant les données de LinkedIn, les offres d’emploi et les signaux de stack technologique, l’entreprise a pu identifier rapidement les comptes à fort potentiel.
L’équipe a mis en place un système de scoring à trois niveaux :
- Oui (prêt pour une prise de contact personnalisée)
- Peut-être (nécessite une qualification supplémentaire)
- Non (pas pertinent pour le moment)
"Clay nous a aidés à automatiser le scoring des leads pour identifier les comptes prioritaires. Cela change la donne sur le plan de l’efficacité et de la précision", a déclaré Tang.
Prospection en temps réel déclenchée par des signaux d’incident
En tant que plateforme de gestion des incidents, Rootly prend tout son sens lorsque ses prospects en ont le plus besoin : lors d’incidents critiques comme des pannes système, des dégradations de service ou des failles de sécurité.
Problème : les processus manuels de Rootly manquaient de réactivité pour saisir ces opportunités.
L’entreprise a donc intégré son outil de surveillance des incidents à Clay pour accélérer la prise de contact dès qu’un événement survient.
Grâce à Clay et Make.com, Rootly a mis en place des workflows pour engager immédiatement le contact en cas d’incident. En quelques minutes, les décideurs reçoivent des messages personnalisés, ce qui augmente les taux de réponse et crée des opportunités au moment le plus stratégique.
"La capacité de Clay à exploiter en temps réel les signaux d’incident a transformé nos interactions avec les prospects. Nous prenons désormais contact au moment même où notre solution leur est la plus utile", a déclaré Tang.
Personnaliser la prospection à grande échelle
La rédaction manuelle d’e-mails personnalisés empêchait Rootly de révéler tout son potentiel.
Efficace sur de faibles volumes, cette approche était chronophage et donnait des résultats irréguliers au vu du nombre de destinataires à contacter. Chaque e-mail exigeait un travail de recherche et d’adaptation poussé, ce qui empêchait Rootly d’allier personnalisation et productivité.
Grâce à Clay, Rootly a pu automatiser facilement la création de campagnes e-mail et LinkedIn personnalisées.
En enrichissant les données de contact et en intégrant les insights issus des conversations avec les clients, des études de cas et des fonctions des décideurs, Clay a permis à Rootly de générer des messages ciblés et pertinents à grande échelle. Par exemple, Rootly utilise le rôle, l’entreprise et le secteur d’un prospect pour montrer en quoi sa plateforme de gestion des incidents répond parfaitement à ses priorités.
Fort de cette automatisation, Rootly a pu envoyer plus de 50 e-mails hyper-personnalisés par jour, sans sacrifier la qualité. Les taux d’engagement ont grimpé, car les messages sur mesure ont trouvé un écho bien supérieur à celui des prises de contact génériques.
"Clay nous permet de personnaliser notre communication à grande échelle, avec des prises de contact qui font mouche sans rien concéder sur la qualité", a déclaré Tang.
Consolider les outils pour simplifier les workflows
La stratégie outbound de Rootly reposait auparavant sur un écosystème d’outils fragmenté, avec entre autres Apollo, UserGems et 6Sense. Si chacun avait son utilité, la nécessité de gérer plusieurs plateformes entraînait des insuffisances, augmentait les coûts et compliquait la tâche de l’équipe.
Clay a remplacé ces outils en regroupant l’enrichissement des données, le suivi des signaux et la prise de contact sur une seule et même plateforme. Rootly a ainsi pu réduire ses coûts, éliminer les redondances et accélérer le passage à l’action sur des signaux à forte valeur, comme les changements de poste, les levées de fonds ou l’activité des comptes.
"Clay nous a permis de regrouper nos workflows et de ne plus utiliser qu’un seul outil. Nous fonctionnons de manière beaucoup plus fluide, ce qui nous fait gagner du temps et de l’argent tout en améliorant notre capacité à agir sur les signaux clés", a déclaré Tang.
L’impact de Clay sur la stratégie outbound de Rootly
L’adoption de Clay par Rootly a transformé son processus commercial, avec à la clé des résultats clairs et mesurables :
- Réduction des coûts : il y a moins d’outils de vente et de membres dans l’équipe, ce qui diminue les dépenses opérationnelles.
- Volume plus élevé : chaque jour, plus de 50 e-mails personnalisés sont envoyés, avec un taux d’engagement supérieur.
- Ciblage plus précis : les comptes à fort potentiel sont privilégiés grâce au meilleur scoring des leads et à la surveillance des incidents en temps réel.
- Personnalisation plus poussée : l’enrichissement des données permet de rédiger des messages qui parlent aux prospects.
- Architecture évolutive : la création de processus reproductibles permet de suivre la croissance de l’entreprise.
"Avec Clay, nous avons repensé notre approche de l’outbound. Nous sommes plus agiles, plus rapides et plus précis, tout en générant un niveau d’engagement bien supérieur", a déclaré Tang.
Le succès de Rootly avec Clay montre la voie aux startups et aux petites équipes qui cherchent à intensifier efficacement leur outbound. Grâce à l’automatisation, l’enrichissement des données et la simplification des workflows, Rootly a prouvé qu’il est possible de frapper fort, même en effectif réduit.
"L’objectif principal n’est pas de substituer des rôles, mais d’élaborer des processus plus intelligents. Clay nous a donné les outils nécessaires pour réussir dans un environnement axé sur les données, où la concurrence fait rage", a conclu Tang.
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